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Assistant d'agence [F/H]

Poste & Missions

 

Vous aspirez à vous épanouir dans un environnement stimulant et convivial ? Vous êtes passionné(e) par les domaines de l'Informatique et du Digital ? Vous avez envie d'évoluer et de progresser dans des contextes et projets dynamiques à fortes ampleur.

En effet, dans la continuité de son développement, le groupe Alteca recherche un(e) Assistant(e) d'Agence qui viendra accompagner et structurer nos activités.
 

Basé(e) au sein de notre agence de Paris (9ème, métro Opéra), vous serez accompagné(e) par une Assistante d'Agence confirmée et serez rattaché(e) au Directeur d'Agence. 

Vos principales missions seront composées des activités suivantes : 

Suivi de l'activité d'agence

  • Accueillir les visiteurs
  • Gérer la logistique 
  • Planifier et organiser les évènements internes et externes
  • Gérer le courrier entrant et sortant
  • Communiquer les informations du Groupe et/ou de l'agence à l'ensemble des collaborateurs


Suivi de l'activité des collaborateurs

  • S'assure de la saisie des temps mensuel des collaborateurs dans les délais et effectue les relances
  • Gère les feuilles de temps spéciaux et les transmets à la paie et à l'ADV (si refacturation)
  • Gère les demandes de changement d'entités
  • Etre un relais entre le Siège et les collaborateurs
  • S'assurer de la bonne validation des congés des collaborateurs

 
Suivi des ordres et suivis de mission

  • Etablit les ordres de mission selon les barèmes et règles internes
  • Tient à jour le tableur de fin de validité des ordres de mission
  • Tient à jour le tableau des suivis de mission

 
Suivi des contrats de sous-traitance interne

  •   Créé l'affaire de prêt dans l'ERP et demande la validation à la DAF
  •  Gère la prolongation des prêts

 
Suivi des contrats de sous-traitance externe

  • Elabore les contrats d'achat de sous-traitance à la demande des responsables de contrat
  • Rédige les courriers d'accompagnement
  • Enregistre et gère les données des contrats de sous-traitance dans l'ERP
  • Relance les sous-traitants lorsque les contrats ne sont pas signés et alerte les managers
  • Centralise les évaluations annuelles des sous-traitants
  • Demande annuellement les documents obligatoires (attestations URSSAF et extrait Kbis)
  • Gère les collaborateurs en sous-traitance (activation/désactivation du compte LDAP)

 
Suivi du prévisionnel

  • Met à jour le réalisé sur le mois en cours
  • Assiste le DA dans la mise à jour des mois à venir
  • Relance les CP/DP pour la mise à jour des suivis financier


Il ou elle participe aux différents comités de l'agence :

  • Comité commercial hebdomadaire
  • Comité RH mensuel
     

Profil recherché

 

  • Votre profil : Diplômé(e) d'un Bac +2/3, vous possédez une première expérience significative acquie soit lors d'une alternance ou CDI (environ 2 ans) dans ce type de fonction. La connaissance du secteur du numérique ou au sein d'une DSI est un vrai plus.
  • Votre personnalité : Curieu(se) et impliqué(e), bonne humeur, sens de l'anticipation, flexible, rigueur et organisation, qualités rédactionnelles et de communication orale, esprit d'équipe, optimiste et sens du service.
 



ALTECA est une société de conseil et de services en ingénierie informatique de plus de 600 collaborateurs, dotée d'une forte implantation nationale à travers 8 agences.

Acteur de référence auprès de ses partenaires grand comptes dans les secteurs de la grande distribution, la banque, l'assurance, mais aussi les organismes publics et l'industrie, ALTECA propose une grande diversité de métiers et de carrières dans l'informatique de gestion.

S'appuyant sur le professionnalisme de ses équipes et le respect de ses engagements, ALTECA connaît une croissance significative et poursuit son développement national.

En rejoignant les équipes Alteca, vous découvrirez :

- Des valeurs qui nous tiennent à cœur : travail en équipe, entraide, professionnalisme et bonne humeur,
- Un environnement évolutif et dynamique,
- Des formations "sur mesure" avec la possibilité de passer des certifications,
- La possibilité de développer votre carrière vers de l'expertise ou de la gestion de projet,
- Une atmosphère familiale,
- Des espaces collaboratifs (communautés fun ou d'expertise, sportives ou gastronomique, espaces d'échanges et de formation dédiées, documentation, wiki, ...) pour capitaliser vos savoirs/savoir-faire et savoir-être.

Votre chance c'est votre talent, la nôtre c'est de le développer : rejoignez-nous !

Pour répondre à cette offre

  
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