Automatiser des tâches afin de gérer des processus métier chronophages peut être un défi. La phase de cadrage permet de produire des robots au plus proche du besoin et constitue donc un élément déterminant pour la réussite d’un projet d’automatisation. Fernanda Campillo, Responsable Pôle Fonctionnel chez Alteca Dijon, nous livre les facteurs-clés de succès pour la conception des projets de Robotisation des Processus Automatisés (RPA).
Dans notre article 3 conseils pour rater son projet RPA, notre expert RPA Nicolas Muntzer nous expliquait l’enjeu de la phase de cadrage pour réussir un projet d’automatisation des processus. Dans ce nouvel article, Fernanda Campillo détaille ci-dessous les bonnes pratiques pour éviter les écueils courants et s’assurer que la mise en place des robots répondra bien à vos enjeux.
Elaborer un projet centré utilisateur
Si les robots ont vocation à assister l’individu sur des tâches automatisables à faible valeur ajoutée, il est indispensable d’impliquer l’utilisateur dès la phase de cadrage du projet. Être centré utilisateur et avoir l’implication active de l’équipe concernée lors des entretiens, ateliers et tests, sera la seule façon de proposer des solutions adaptées à leurs attentes.
L’équipe projet doit s’appuyer sur cette communauté d’utilisateurs. Elle doit s’imprégner de leur quotidien pour détecter toutes les variantes de leur “parcours” quotidien sur ces tâches pour avoir des retours itératifs, rapides et au plus proche de la réalité.
L’étude terrain permet d’enregistrer le parcours utilisateur pour en extraire le workflow. Celui-ci inclut le détail de chaque étape, les données d’entrée/sortie et les applications utilisées dans le processus. L’interview des utilisateurs aide à identifier leurs « peines » (pain points) et à créer un workflow cible avec les étapes à automatiser, les activités qui resteront manuelles (car des décisions subjectives basées sur l’expérience sont nécessaires) et la liste des exceptions à prévoir.
Sensibiliser l’utilisateur aux nouveaux outils avec l’appui de la Direction
Il est indispensable d’organiser une journée de travail avec les utilisateurs en prérequis au démarrage afin de présenter les enjeux RPA, l’écosystème et l’approche.
C’est le moment de réaliser une démonstration d’automatisation sur un parcours avec des tâches manuelles et répétitives telles que la collecte de données et la génération de rapports, l’intégration, la gestion des commandes, le calcul des montants de paie, et plus encore.
Cette sensibilisation permettra de créer les conditions d’engagement des utilisateurs et de les aider à identifier dans leurs parcours quotidiens des processus éligibles à une automatisation.
Par ailleurs, la mise en œuvre de tels projets doit aller de pair avec un fort sponsoring de la Direction sur ces démarches, afin de pouvoir débloquer les moyens nécessaires.
Analyser les processus générateurs de ROI
Pour chaque processus identifié, il conviendra d’analyser :
- La complexité de l’automatisation : déterminée par le type d’entrée de la donnée (structurée/non structurée), le nombre d’applications concernées, les règles de validation (binaires ou complexes).
- Les bénéfices apportés : on parle de temps humain libéré en fonction de la fréquence et la durée des activités, le pourcentage de réduction des erreurs.
Ces informations permettront de faire une priorisation sur les processus à développer. Voici l’ordre de réalisation préconisé :
P1 – Gains rapides : Complexité faible et Gain fort
P2 – Les fruits à portée de main : Complexité faible et Gain faible
P3 – Améliorations à faire absolument : Complexité fort et Gain fort
P4 – Améliorations à long terme : Complexité fort et Gain faible
En conclusion, un cadrage mal mené peut engendrer :
- Un démarrage de projet avec des processus non prioritaires et donc une perte de ROI.
- Un problème de sensibilisation des équipes et un manque d’accompagnement au changement ce qui générera stress, frustration et potentiellement la non adoption des nouveaux outils.
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